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BPOで業務をデザイン!#2【旅行業界向け経理業務のお仕事】

みなさん、こんにちは。編集メンバーの佐藤です。今回はインテージテクノスフィアの業務委託サービス、BPOについてご紹介します。

第ニ弾となる今回は、当社が得意とする旅行業界向けのサービスの中から、i-traビリングサービスについてご紹介します。

それでは、ここからは担当社員にバトンタッチします。
竹原さん、よろしくお願いします!

自己紹介

エンタープライズ第二本部 システム・サービス二部所属の竹原です。長野県千曲市出身で、ふたりの子どもの成長を見守りながらお仕事をしています。

超が付くほどのインドア派から子供の成長と共に外遊びが増え、今年初めてのキャンプを経験!!​アウトドアど素人ながらに外の解放感(家事からの解放)と特別感(ずっと遊んでいていい)にハマりそうな私です。

家族写真(私はもちろん一番左です)

今の業務は2人目の育児休業明けから担当しています。ずっと昔からいるように思われていますが、まだまだ新人です。

今回ご紹介するi-traビリングサービスは、なんと2022年で20周年を迎えました。(年末になって初めて知りました;)
そんな記念すべきタイミングに担当として記事を書けることが光栄でなりません。

この記事がアップされる2023年は21周年目に突入している頃ですが…このタイミングで改めて私たちのサービスをご紹介します。

i-traビリングサービス

まずは、サービスの簡単なご紹介から。i-traビリングサービスは、旅行業界各社さま向けの請求・支払明細のWEB配信を利用したASPサービスです。

簡単に言うと「旅行会社が旅行者に販売した宿泊施設や観光施設に対して、WEBサイトへ定期的に精算明細書を公開し、宿泊施設や観光施設はWEBサイトへアクセスし契約している旅行会社からの精算明細書を閲覧・ダウンロードするサービス」になります。
 
このサービスがスタートする前の話ですが、その頃は旅行会社において支払明細書は郵送またはFAXで施設へ送るのが主流でした。それがWEB配信化することで送る負担、コストが削減され期間短縮、過去分照会のメリットと共に施設の明細書確認状況まで分かるようになりました。
このような変化は、施設含め旅行業界全体の効率化につながったのではと竹原は勝手に想像し、自分が担当していることを嬉しく思いました。(←何もしていませんがw)
サービススタート以来、安定した運用を実現し主要大手旅行代理店や宿泊、観光施設、運輸機関をはじめ約2万社が利用する業界標準の仕組みとなっています。

しれっと「安定した運用を実現」と書きましたが、ここがいちばん難しいところであり当社の強みとなっているところでもあります。

通称アイトラ(i-tra)と呼ばれています

今や「WEB配信で明細書を閲覧」といえば個人でも行っているような世の中ですが、私たちはユーザーが「明細書を閲覧した後」までをお仕事としています。

ここからは、i-traユーザーのみなさまをサポートする「サポートデスク」についてご紹介します。

サポートデスクのお仕事紹介

サポートデスクは、まさに「ユーザーの生の声」が届く場所となっています。 以下は私の大好きなサポートデスクメンバーたちが、電話口で奮闘している様子です。私自身、サポートデスクの一員(中の人)ですが、メンバーのこういったやりとりにほっこりしたり感心したり…。

「閲覧方法がよく分かりません」とユーザーからお問合せが入れば、電話口で手順をお伝えしながら「見られましたー!開けましたー!」という声に一緒に喜んだり 、ご相談のご連絡をいただくと「確かにそうですね~」と共感してから「こういった変更でしたら対応可能です」と提案してみたり… PCスキルも課題解決スキルも共に満点なメンバーが揃っています。

①旅行会社さまよりお預かりした配信データの公開作業
「毎月13の旅行会社さまの支払明細書や請求書を公開」と聞くと、ただWEB上にアップするだけに聞こえますが、神経を使う作業となります。
明細書の内容は、各旅行会社さまにて決まったフォーマットにてご提供いただいています。
が…、ご提供いただいた件数と公開件数が合っているかのチェックから始まり、公開されたファイルに表示崩れがないかチェックし、配信先マスタの有無の確認など神経を使う作業となるので、公開処理をしているメンバーはその間お問合せ電話対応から外れることになります。
 
②配信先ユーザーマスタのメンテナンス
ありがたいことに、サービス開始20周年を迎えた今でも定期的に登録依頼があり毎月マスタ登録~スタートキットの送付をしています。20年間コツコツ登録を続け37,000ものユーザーにご利用いただいています。
全国で新しいホテルや、観光施設の開業などにより旅行会社さまより登録依頼をいただきますとWEBサイト上で明細書を閲覧できるようにメンテナンスをしていきます。
ニュース等で話題のホテルやテーマパーク等の登録依頼がありますとテンションが上がります。
 
③ユーザーお問合せ対応
電話、メール対応が主となります。
お困りのお電話から相談事まで一挙に引き受けます。

サポートデスク「あるある」

全国のユーザーを対象としたサポートデスク、コールセンターあるあるかもしれませんが…
・電話口のイントネーションにつられてしまう(数字の数え方は特につられやすい… ←私だけ?)
・方言や訛りに早口がプラスされると、脳内処理速度が急速に低下(ご迷惑お掛けしています)
・問い合わせユーザーが自分と同じ苗字だと勝手に親近感!!
・珍しい苗字の担当者に当たると勝手にラッキー感!!
・全国の住所読めない所多すぎ(←私だけ?)

今注目の!オプションサービス 

せっかくなのでこれもご紹介させてください…!
その名も、「統一フォーマット変換サービス」です!
i-traビリングサービス上で公開している各旅行会社の明細書を統一のフォーマットへ変換するサービスです。

聞こえはただの「データの並び替え」に思われますが、これが実際現場で経理等を担当されている方々には好評をいただいています。旅行会社から支払われた金額と自社の売掛金の照合を行う際に各社バラバラなフォーマットの明細書を見ながら照合を行うのと、統一されたフォーマットで照合を行うのでは作業スピードが大幅に短縮したり、統一フォーマット化する事で売掛金データと自動照合が可能になったり効率化につながったとのお声をいただいています。

この統一フォーマット変換サービスですが、ユーザーからの困り事として相談いただいた内容を元にオプションサービスを展開したのが始まりとなります。「ユーザーの声」が近いからこそ耳を傾けることができそこから新たなサービスを展開することでまた喜びの声が届きこちらも嬉しくなるという良い循環が巡っています。

これからもこの良い循環を意識しながら、ユーザーと距離の近いサポートデスクでありたいと思います。

さいごまでお読みいただきありがとうございました。

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