プッシュ型で社内に情報をお届け！メルマガ配信活動
一般的に「メルマガ」は、見込み顧客との関係性構築、販売促進などプッシュ型のマーケティング施策のひとつです。
この「メルマガ」を社内向け情報提供ツールとして使っている部署があります。「社内メルマガなんて、続かないでしょ？」と思った、そこのあなた！
いえいえ。
な、な、なんと、65回も配信を続けているのです。今回はその裏側を語ってもらいました。
自己紹介
グループビジネス推進本部で広報を担当している池田です。この部署で社内メルマガを担当して2年目を迎えました。
いったいどんなメンバーで運営をまわしているの？どんな人が記事を書いているの？どんな効果があるの？などなど、メルマガを使った社内向け情報発信活動をご紹介します。
社内メルマガの立ち上げ
メルマガの立ち上げは、DXやデータ活用に対して各企業の意識が高まりつつあった3年前です。そのころに部署横断のメンバーから構成されたDX共創センターを中心に、部署や会社を越えた共創取り組みがスタートしました。
共創するためには、まずお互いの組織のことを知らないと、はじまりません。そこでグループビジネス推進本部内やDX共創センターとの相互理解の仕掛けとして、当時の担当が社内メルマガを立ち上げました。
※「共創」については、こちらの記事をご覧ください。
立ち上げから2年経過し、共創活動もメルマガ運用も定着した状態でメルマガ担当を引き継ぎました。
「GB共創メルマガ」運営の主役は？
メルマガは、グループビジネス推進本部の「グループビジネス」を略してGB、ということで「GB共創メルマガ」というタイトルです。
メルマガ記事についてはGB本部の各部署に執筆をお願いしています。配信の2週間前くらいになると、メルマガの執筆依頼メールが送信され、執筆を頼まれた人は、99.9%、期日に間に合うように記事を提出してくれます。
なぜ、そんなに協力的なのでしょう。それはたぶん、運営者が新入社員のみなさんだから…と思っています。
ちゃんと提出しないと困るだろうな…と、先輩社員はがんばっているのだ、と推測しています（笑）
メルマガ配信の流れは、6ステップです。
記事を入力するためのExcelに、次の執筆者の欄を追加する
年間配信予定をみて執筆担当に記事を依頼する
締め切りが近づいたら数日余裕をもって督促する
提出された記事を読んで、誤字など気になる箇所があれば校正する
Excelからメールに転記してレイアウトを整え、メルマガ担当（池田）に確認依頼をする
OKが出たら、予定の日にメール配信する
執筆対象部署の人数はざっと120人、運営する新入社員は毎年4～5人で、持ち回りで配信担当として記事の取りまとめを行います。配信頻度は月2回なので、あまり業務に影響せずにできているのだと思います。
メルマガの構成
メルマガの本文冒頭は、配信担当の近況やひとことコメントから始まります。
たくさんの社員がいる本部なので、新入社員の人となりを知る機会にもなります。
そして、ひとことコメントの後にメインの記事が続きます。
・DX共創センターとの取り組み
本部を越えた共創活動を軸に、本部内の部長、DX共創センターメンバーが交代で記事を執筆します。共創活動を主導している人たちの記事は、とても刺激になります。
・本部内共創や部署の取り組み
本部は東京と長野の事業所に分かれているので、お互いがやっていることが見えにくいのですが、どんな人がいて、どんな取り組みをしているのか理解が深まります。職務分掌や事業計画の進捗のような資料ではなく、その人の言葉で伝えてくれると、スーっとインプットされます。
・お役立ち情報
配信担当が執筆します。つまり新入社員のみなさんが、ネタを考えるコーナーです。
通常業務の中でプチ効率化を発見したこと、先輩社員におねだりしてゲットした情報などを記事にしていたようです。
お役立ち情報は、実は先輩社員も知らないことがたくさんあるようです。出社日に、「メルマガのアレ、設定してみた！めちゃめちゃ便利～」なんて会話が聞こえてきたこともありました。
※実際のメルマガのレイアウトがこちら
メルマガの魅力
メルマガの魅力は書いてよし、読んでよしです。
メルマガを執筆する行為：プロジェクトや業務、取り組みについて執筆することで、振り返り、やってきたことの目的や効果を改めて認識できる
メルマガを購読する行為：どこ（部署）で何をやっているのか（業務内容）を知ることができる。
そしてなんといっても大きな魅力はプッシュ型であること。社内には情報があふれていますが、メールなので確実に読んでもらえます。その点は最強です。
メルマガの立ち上げメンバーの話によると、グループ企業であるインテージがメルマガ活動をしていることを知っていたから、情報の受発信にメルマガを採用し、いろいろ教えてもらってスピード導入できたそうです。
このように、すぐに必要がないとしても、いろいろなインプットは必ず未来の役に立ちます！
活動の振り返り
現在メルマガメンバーは、今年度の新入社員5名に引き継がれて運営しています。4人のメルマガ卒業生は、1年間の活動を振り返り、メルマガ記事として発信してくれました。
どんなことを感じてくれているのか、抜粋してご紹介します。
本活動を通じてGB推進本部や各グループの動向を知ることができました。
また、自らお役立ち情報として記事を執筆することにより、ツールを効率よく使うにはどうしたらよいかと考える癖が身につきました。
GB推進本部や各グループの動向をこの活動を通して知ることができ、とても良い経験だったと感じております。
お役立ち記事で執筆をしていた身ではありますが、自分も知らなかった内容を試してから執筆していたことも多く…。他のメルマガメンバーの執筆したお役立ち記事をみて、こんなことができるんだ！と学んだりしておりました。
閲覧してくださったみなさまも、このメルマガから新たな情報を得られていたらいいなとひっそり思っています。
日頃業務をしている中ではつかみきれない、他グループやGB推進本部全体の動向を知る貴重なきっかけをいただいたと感じております。また、執筆のお願いを通して、さまざまな方とコミュニケーションをとることができたのも嬉しかったです。
単なる一方的な情報発信ではなく、受け手目線に立って考えること、自分が情報を受け取る際には、ただ受け取るのではなくその背景に想像を巡らせることで、よりよいナレッジの循環が起きるのではないかなと、自分なりに学ぶことができました。
最初は右も左もわからずの状態が、徐々にひも解かれていきとても楽しかったです。
グループの動向に限らず、世の中で起きていることも知ることができたので、とても良い経験だったと感じています。
また、お役立ち情報を自ら執筆することで、ユーザー目線で物事を考える力がついたと思います。
ひとまず私たち4人はメルマガから卒業となりますが、今後の社内外への情報発信を行う際には、これまでの経験を活かしたいと思います。
（涙）こんなすてきなメンバーと活動ができて、改めて幸運だったと感じました。
ちなみに、何か困ったことがあったら…と、この4人とのチャットグループがありました。もうずいぶん前から頼もしく同期で支えあって運営を自走していたのですが、さみしくてグループを抜けられませんでした。子離れできない親のようだったと反省しております。
メルマガを活用し、部署を越えて影響を及ぼし合いたい
所属している「グループビジネス推進本部」は、インテージグループ共通のITプラットフォームを企画から運用まで一貫してサービス提供し、経営を合理化しています。またグループ会社のビジネスをITで支えています。さまざまな技術を保有した総勢100人規模の部署です。
「レガシーシステムからの脱却」「クラウドネイティブ」「AI活用とDX推進」など、大きなテーマに立ち向かうためには、縦割りの部署だけでは実現できません。
それぞれのテーマに各部署がどんな工夫を凝らして対応しているのか？というところに興味をもって、部署を越えて、取り組みや技術を伝え、知り、そして影響を及ぼし合い、共創により最大限の効果を発揮することが必須です。
ボーっと読むだけでは、もったいないと思います。
書いた人の思いを受け取り自分のテンションを上げたり、自分の担当業務に適用できないかなと自問したり、良い取り組みを自部署のマネジメントに役立てたり、それぞれの立場のメンバーが情報を最大限活用するような意識で、情報を受け取ってくれるといいなと思っています。
広報活動はメルマガだけじゃない！
このように、新入社員はメルマガの運営を担当し、本部内の人との交流や業務を理解します。そして、メルマガ担当を卒業すると、自ら情報を発信する立場になります。これからは、社内にまとめ記事などを発信し、それをnoteや技術ブログで外部発信することを目標にしています。
昨年度もメンバー4名がすてきな記事を発信してくれていますのでぜひ読んでください！
そして、今年の2年目メンバーがこの流れをつないで発信をするので楽しみにしてください。