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なかなか見えない総務のお仕事。在宅勤務が進んだ今、あなたはオフィスの変化に気づいていますか?

2020年3月から新型コロナウイルスが猛威を奮い、世界中に大きな影響を及ぼしました。世の中の変化に伴い当社でもガイドラインの整備や働き方の見直しを行い、従業員のみなさんが安全に、且つ快適に働けるような環境づくりに奔走してきたメンバーがいます。

今回はそんな社内の環境整備に奔走した経営企画部の飛田さんに、当時の様子から現在に至るまでのお話をお聞きしました。

なお、情シスメンバーの奮闘記も以前公開していますので、こちらもどうぞ。


総務のお仕事は幅広い

経営企画部の飛田です。主に総務系業務を担当しています。
総務の業務はとにかく幅が広く、会社規程やガイド集の管理、各種契約関連(押印や問い合わせ)、会社イベントといったお堅い仕事をはじめ、従業員のみなさんが働きやすい環境を整えるべく、什器の設置・移動・交換、備品の手配・配布など、みなさんのご要望には柔軟な対応を心掛けています。

長野事業所では、蛍光灯の交換・修理や工事の業者手配などファシリティ全般、雪の降った朝は駐車場の雪かきなんかもやっています。

ひばりヶ丘本社と長野事業所に各3名(兼務、パート含む)の総務担当がいます。常に複数案件を抱えながら、やることの絶えない部署です。

オフィスに人が来なくなった

コロナ禍以前から在宅勤務制度は部分的に始まっていましたが、オフィスに出勤することが「あたりまえ」であり、出社すればいつもの顔に会えるのが「あたりまえ」でした。

しかし、日本国内で感染者が確認され猛威を奮い始めた2020年3月、東京都からの「不要不急の外出自粛要請」を受けて、インテージグループでも都内の各事業所勤務者に対して出社を控えるよう指示が出ました。多くの従業員が在宅勤務を原則とする働き方になり、オフィスに人は来なくなりました。

そんななかでも出社しなければ対応できない業務があり、経営企画部 総務グループは交代制で出社して対応をしていました。

加えて、感染状況などが目まぐるしく変化していたため、国や自治体が発信する情報を逐次チェックして、会社としての対応方針を随時見直していました。

また、この頃は備品の確保が非常に大変でした。マスクは入手不可、社内に設置するアルコール消毒液や除菌シートも入手困難な日々でした。随時Webサイトで入荷状況をチェックして、少量ずつであっても入手することで、何とか必要な数を賄うことができている状況でしたね。

安全にオフィスで働くために

在宅勤務推奨ではあるものの、出社せざるを得ない業務に携わる従業員も一定数いました。そのため、オフィスを少しでも安全な空間にすることが使命でした。

オフィスでの感染リスクを減らす取り組みとして、まずは非接触検温器と飛沫防止パネルの設置を行いました。

アクリル製の飛沫防止パネルが入手できず、段ボール製のパネルを使っていた時期もありました。長野事業所では、パネルの設置作業も自分たちで実施しました。

現在もアクリルパネルを設置した状態で業務をしています

執務フロアのゾーニングについても、見直しを行いました。それまでは、部署の人数分の席数を確保するゾーンを定め、ゾーン内でどこに座ってもよいというスタイルでした。しかし、このままだと「密」になってしまうため、なるべく人との距離を保った形で働けるようにする必要があります。

全員分の席数を確保するのではなく、部署の人数の60%の席数でゾーニングを行い、それ以外は共有ゾーンとすることで距離を保つことができるようにしました。

新たな働き方へのオフィスの適合

当社では2022年4月頃から出社奨励の取り組みがスタートし、「在宅勤務を主としつつ、週に数回出社をする」という働き方になりました。グループごとに出社日を決めて、対面ならではのコミュニケーションを図るようになり、オフィスにも活気が戻り始めました。

このコロナ禍を経験し、私たちの働き方は大きく変わりました。元のオフィスのままでは、いろいろな不都合が生じてきました。新しい働き方にあった環境整備も進めなければなりませんでした。

「音」への対策

大きく変わったことのひとつは、会議の開催方法です。コロナ禍以前は会議室内に人が集まり対面で開催していましたが、コロナ禍以降はWeb会議が主流となりました。オフィスに出社していても会議参加者のなかに在宅勤務者がいれば、もちろんWeb会議での開催となります。お客さまとの打ち合わせもWeb会議のほうが多いです。

まず、Web会議用の個別ブースを複数台設置しました。これはかなりニーズがあり、よく利用されています。ブース内が暑くなりやすいので、USB扇風機も設置してあります。

連日大人気の個別ブース

しかし、個別ブースは数が限られるため、執務フロアの至るところでWeb会議を行っているのが現状です。集中して作業をする人の近くでWeb会議に参加する人がいる状況を避けることができません。

それを少しでも緩和するために、スピーチプライバシーシステムを部分的に導入しました。

スピーチプライバシーとは、会話の内容が第三者に漏れ聞こえてしまうことを防ごうという考え方で、近年、重要な会話や他人には聞かれたくないプライベートな会話に、配慮を求める社会的ニーズが徐々に高まりつつあります。

スピーチプライバシーシステムは、人の声を素材にヤマハが独自開発した合成音「情報マスキング音」を使用します。情報マスキング方式は、音量で会話をかき消す従来のノイズ方式と異なり、「音」で会話の中の音声情報をカモフラージュして会話を包みかくします。そのため、比較的小さい音量で高い効果が発揮でき、空間の快適さをそこないません。

ヤマハ「スピーチプライバシーとは?」

当社の従業員でもこのシステムが導入されていることに気づいている人は少ないのではないでしょうか?どこに設置されているか探してみてください。

さて、ここはどこでしょう?

さらに、今後はノイズキャンセリング付きヘッドセットの貸与が計画されています。これは労働組合からの意見が発端で導入が決定されました。周囲の声がWeb会議の相手に聞こえてしまうことへの対策として期待されています。

組合員の厳選なる審査の上選ばれたのは、【Jabra EVOLVE2 30】。「音質」「ノイズキャンセル機能」「マイク機能」「重さ」「耳当たり」が決め手となりました。

「身体」への対策

在宅勤務の環境は人それぞれですが、オフィスはみなさんにとって働きやすい環境であり続けなければいけません。在宅勤務を経験したことで、いかにオフィスが働きやすい環境であったことに気づいたという声も耳にしました。

出社する人が増えてきたタイミングで、イスや机の入れ替えを行いました。近年のイスの進歩は目覚ましく、座りやすい、腰への負担が軽減されたなど、よろこびの声が届いています。

長野事業所と長野駅前事業所には、軽食も含む自動販売機が設置されました。商品を購入すると、長野市長 荻原 健司さんの音声メッセージが流れます。

息抜きのお菓子も買えます

今後は照明のLED化やウォーターサーバーの入れ替えなどが計画されています。

今後に向けて

あらためて振り返ってみると、いろいろなことに取り組んできたんだなと再認識しました。とはいえ、まだまだ働き方の変化に追いついていない部分もあります。

従業員のみなさんの声に耳を傾けながら、働きやすいオフィスを育てていきます。

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